Tässä ohjeita live-esiintyjän tilaamiseen, yksityiskeikan budjetointiin ja tapahtuman järjestämiseen.
Onko suunnitteilla konsertin, asiakastilaisuuden tai yksityisjuhlien järjestäminen, johon tarvitset elävää musiikkia? Tuntuuko esiintyjän tilaaminen hankalalta?
Meidän asiakkainamme on kaikenlaisia keikkajärjestäjiä yrityksistä ja ravintoloista aina yhdistyksiin ja yksityishenkilöihin. Monilla ei ole aiempaa kokemusta keikkojen, asiakasiltojen tai konserttien järjestämisestä, joten koimme tarpeelliseksi kirjoittaa tällaisen lyhyen ohjeen jokaiselle, joka haluaa tilaisuuteensa livemusaa.
Kokeneelle tapahtumajärjestäjälle nämä lienevät peruskauraa, mutta toivottavasti tästä on hyötyä muille. Tässä ohjeessa käymme läpi tärkeimmät huomioitavat asiat, keikan hinnan muodostumisen, verotuksen sudenkuopat sekä hieman alan sanastoa (kuten mikä on PA-kalusto tai raideri).
Jos siis etsit esiintyjää yritystilaisuuteen, juhliin tai yksityiskeikalle, mieti ainakin tässä ohjeessa mainitut asiat, niin vältyt ikäviltä yllätyksiltä ja hommat etenevät mallikkaasti.
Tilaaminen, yksityiskeikan hinta ja verotus
Ammattilaisten kanssa toimiessa asioista ei tarvitse tehdä liian monimutkaisia. SAKON STUDION kautta tilatessa keikasta ei laadita raskaita erillisiä sopimusnippuja, vaan asiat sovitaan mutkattomasti yksillä puheilla. Sopimuksen yksityiskohdat vahvistetaan aina kirjallisesti (esim. sähköpostilla), jolloin molemmat tietävät mitä on sovittu. Sovellamme keikkamyynnissä yleisiä ohjelmatoimitusehtojamme.
Ohjelmatoimiston kautta tilaaminen tuo myös peruutusturvaa: jos tilaamasi artisti yllättäen sairastuu, meiltä löytyy verkostostamme pomminvarmasti ammattitaitoinen tuuraaja tilalle, eikä tapahtumasi jää ilman musiikkia.
Paljonko maksaa artisti yksityiskeikalle tai yritystilaisuuteen?
Moni ensikertalainen pohtii, mistä esiintyjän tai bändin hinta oikeastaan muodostuu, jos itse soittoaika juhlissa on esimerkiksi 1–2 tuntia. Todellisuudessa lavalla nähty esitys on vain jäävuoren huippu: keikkapalkkio kattaa vuosien harjoittelun ja laiteinvestoinnit, ohjelmiston valmistelun, kaluston pakkaamisen, matkat, roudauksen, äänentarkistuksen (soundcheck) sekä odotusajan paikan päällä ennen vieraiden saapumista.
Esiintyjien hintataso jakautuu Suomessa karkeasti kolmeen kategoriaan:
- Harrastajat ja aloittelevat esiintyjät (n. 100–250 €): Ei-päätoimisen esiintyjän tai opiskelijan voi saada samalta paikkakunnalta hyvinkin edullisesti. Taso ja kalusto voivat kuitenkin vaihdella laidasta laitaan, eikä ohjelmiston hallinta välttämättä ole tässä hintaluokassa vielä aivan suvereenia. Nämä operoivat usein verottomasti ja laskuttavat keikat kevytyrittäjänä tai jopa pimeästi, mitä ei varmaankaan saisi kyllä sanoa ääneen! Poikkeuksena promokiertueella olevat lauluntekijät ja indie-artistit, jotka esittävät kokonaan omia biisejään ja haluavat markkinoida omaa tuoretta julkaisuaan.
- Kokeneet trubaduurit, duot, räppärit ja bändit (n. 300–2000 € + alv): Ammattilaista ei tänä päivänä saa alle 300 euron. Keikkailu mielletään sitä enemmän työksi, mitä enemmän kilometrejä on takana. Rutiini näkyy siinä, että keikkoihin suhtaudutaan ammattiylpeydellä, aikataulut pitävät, soundit ovat kohdallaan ja homma skulaa tilanteessa kuin tilanteessa. Yksin esiintyvä trubaduuri sijoittuu yleensä 300-500 euron välimaastoon ja bändit siitä ylöspäin, riippuen hieman kalustotarpeista ja kokoonpanon suuruudesta. Ammattilaisilla hintaan tulee yleensä päälle alv, koska heillä on itselläänkin vähennettäviä kuluja. He ovat usein investoineet äänentoistoon ja laadukkaisiin promomateriaaleihin, kuten keikkajulisteisiin, videoihin ja promokuviin, jotka helpottavat myös tilaajan päässä tapahtuman markkinointia.
- Valtakunnalliset nimiartistit (2 000 € – ei ylärajaa): Tunnettujen tähtiartistien kohdalla lähiaikojen radiohitit, kiertuetilanne ja yleiset trendit määrittävät hinnan, joten palkkioilla ei käytännössä ole kattoa. Näissä myös tapauskohtainen hinnoittelu on todella tavallista, eikä listahintoja välttämättä haluta jakaa saati lyödä lukkoon.
Yksi ilmiö, josta tilaajan on hyvä olla tietoinen, liittyy hinnoittelun logiikkaan: esiintyjät ovat harvoin liiketoiminnan ammattilaisia. Suoraan kysyttäessä moni artisti hinnoittelee keikkansa hyvin tapauskohtaisesti vedoten etäisyyteen, kiireeseen, päivän fiilikseen tai sen hetkiseen rahapulaan. Lisäksi alalla harrastetaan paljon ns. naamakertoimia, jolloin yksityiskeikka on automaattisesti huomattavasti kalliimpi kuin baarikeikka ja firmojen pikkujouluihin ja vastaaviin voidaan laittaa hyvinkin paljon ekstraa.
Tämä on yksi syy siihen, miksi SAKON STUDIO on sopinut edustamiensa esiintyjien kanssa kiinteät perushinnat ja selkeät pitkän matkan lisät etukäteen. Meillä asiakkaan loppuhinta on aina vakio, eikä vaihtele fiiliksen mukaan. Erikoishinnoittelua harrastetaan lähinnä silloin kun kyseessä on aidosti erikoistilanne.
OHJE: Katso edustamiemme esiintyjien ja bändien kiinteät hinnat ja laske keikan tarkka hinta omalle paikkakunnallesi suoraan Keikkalaskurilla.
Verotus ja ALV: Miksi ohjelmatoimisto tulee usein halvemmaksi?
Yritystilaajille on selvää, että arvonlisäverovelvolliselta ja ennakkoperintärekisteriin kuuluvalta toimijalta saatu siisti lasku on helppo vähentää kirjanpidossa. Sen sijaan yksityishenkilöt ja yhdistykset (jotka eivät voi vähentää arvonlisäveroa) ajattelevat usein säästävänsä tilaamalla esiintyjän suoraan alvittomalta toimijalta tai yksityishenkilöltä.
Tämä voi kuitenkin osoittautua kalliimmaksi ja työläämmäksi ratkaisuksi kahdesta syystä:
- Äänentoiston ja esiintymisen ALV-ero (25,5 % vs. 13,5 %): Jos tilaat esiintyjän 0 % alvilla ja joudut sen päälle vuokraamaan äänentoiston ja miksaajan tekniikkafirmasta, maksat tekniikasta 25,5 % arvonlisäveroa. Kun taas tilaat meiltä koko esiintymisen kalustoineen, koko paketti laskutetaan alennetulla 13,5 % ALV-kannalla, mikä on loppusummana usein edullisempi ratkaisu.
- Ei paperisotaa: Kun tilaat keikan meiltä yhdellä laskulla, sinun ei tarvitse säätää yksittäisten soittajien verokorttien, tulorekisteri-ilmoitusten, kilometrikorvausten tai palkan sivukulujen kanssa. Tiedät varmasti, että kaikki lakisääteiset velvoitteet on hoidettu, ja että laskumme on yritykselle suoraan verovähennyskelpoinen.
Käytännön järjestelyt ja vastuunjako
Jotta tapahtumailta tai konsertti sujuu mutkattomasti, on hyvä käydä etukäteen läpi muutamat tekniset ja käytännölliset yksityiskohdat. Tässä yleisimmät vastuunjaot:
Äänentoisto (PA-kalusto)
PA-kamoilla tarkoitetaan äänentoistolaitteistoa (public address). Mikäli tapahtumapaikkana on jokin isompi LIVE-klubi, saattaa PA-kalustoa löytyä talonkin puolesta. Pienemmille pubikeikoille, firman bileisiin, asiakastilaisuuksiin ja ulkotapahtumiin tarvitaan kuitenkin asianmukainen laitteisto. Se, millaisella PA-laitteistolla pärjätään, riippuu mm. tilan koosta ja yleisömäärästä. Ulkotapahtumiin tarvitaan myös normaalia enemmän bassokaiuttimia.
OHJE: Jos teillä on tilaan optimoitu PA-kalusto valmiina, kerro siitä meille. Mikäli olet aivan kujalla tästä puolesta, kerro tilan koko ja yleisömäärä, niin me hoidamme tarvittavan kaluston paikalle. Trubaduureillamme ja duoillamme äänentoisto kulkee aina mukana perushintaan, kunhan juhlapaikalta löytyy tavallinen pistorasia.
Valotekniikka ja tapahtumavalokuvaus
Valot ovat esityksen tunnelman kannalta todella tärkeät. Monissa esiintymispaikoissa valot löytyvät omasta takaa, mutta esimerkiksi toimistoilta tai hääpaikoista ne usein puuttuvat. Tämä ei aina tule ensimmäisenä mieleen, mutta aika usein tilaisuuksista halutaan myös hyviä valokuvia, ehkä myös puhujistakin. Jos lava on pimeä, tulee muistoista aika tylsän ja puisevan näköisiä, mutta jos valot on kunnossa, pienemmästäkin tilaisuudesta saa hyvää some-kontenttia. Tunnelman kannalta valoilla on myös todella suuri merkitys. On nimittäin ihan eri asia tanssia loisteputkien kelmeässä kajossa vs. peilipallojen ja spottien alla.
OHJE: Tarkista löytyykö juhlapaikalta valotekniikkaa ja ilmoita meille. Tuomme mukanamme perusvalot, jos niitä tarvitaan. Samalla voit tilata meiltä paikalle myös ammattitaitoisen valokuvaajan tallentamaan illan tunnelmat.
Aikataulut ja tauot
Live-musiikki ei ilmesty lavalle tyhjästä. Artisti tarvitsee aikaa kaluston kantamiseen (roudaus) ja äänentarkistukseen (soundcheck). Tämä halutaan yleensä tehdä ennen kuin juhlavieraat saapuvat tilaan, jotta vältytään häiritsevältä meteliltä. Jos tilaat esimerkiksi 2 x 45 minuutin setin, settien väliin on varattava noin 15–30 minuutin tauko.
OHJE: Sovi artistin kanssa tarkka saapumisaika ja varmista, että tilaan pääsee silloin sisään. Suunnittele juhlan aikataulu niin, että musiikille on varattu oma selkeä aikaväli, eikä se mene päällekkäin esimerkiksi tärkeiden puheiden kanssa.
Luvat (Teosto)
Mikäli kyseessä on julkinen tapahtuma tai avoin konsertti, tarvitaan tapahtumaan myös elävän musiikin lupa. Alle 200 hengen tapahtumissa tämä on luokkaa 50 euroa. Kyseinen lupa haetaan Teostolta ja se tuo rahaa niille biisintekijöille, joiden tekemää musiikkia live-keikalla esitetään. Yksityistilaisuudet (kuten häät ja syntymäpäivät) eivät tätä lupaa vaadi.
OHJE: Tarkista luvan tarve tältä sivulta: Teoston luvat ja hinnastot
Mikä on raideri? (Artistin toiveet ja tarpeet suomeksi)
Raideri (engl. rider) tarkoittaa sopimusliitettä tai listausta asioista, joita artisti, räppäri tai yhtye tarvitsee keikan toteuttamiseen ja takahuoneeseen:
- Tekniseen raideriin sisältyy usein lavakartta, joka kertoo mitä laitteita, monitoreja, sähkövetoja ja kytkentöjä artisti tarvitsee. Tästä ei tule koskaan poiketa ilman, että asiasta on sovittu etukäteen. (Esimerkiksi räppiraideri on teknisesti usein hyvin kevyt: pari langatonta mikrofonia ja linjat DJ:n soittimille.)
- Vieraanvaraisuusraideri (backstage-raideri) puolestaan sisältää esiintyjän toiveita takahuonetarjoilusta, juomista tai majoituksesta. Suomalaisittain nämä ovat usein “nice to have” -asioita, mutta jos esimerkiksi lämpimistä aterioista on sovittu, niistä on syytä pitää kiinni. Raiderin yksi tarkoitus on myös testata tilaajaa: asiansa hyvin hoitava tilaaja saa usein jatkossa keikat parempaan hintaan.
OHJE: Välitä tekninen raideri suoraan tekniikasta vastaavalle. Toteuta vieraanvaraisuusraiderin osalta kaikki, mikä on budjetin rajoissa mahdollista. Jos jotain jää uupumaan, ilmoita siitä ennakkoon: esiintyjät kyllä ymmärtävät ja joustavat, kunhan asioista kommunikoidaan ajoissa.
Konsertin tai julkisen tapahtuman markkinointi
Jos kyseessä on julkinen keikka, festivaali tai pääsymaksullinen konsertti, pelkkä esiintyjän buukkaaminen on vasta puolet työstä – tapahtuma täytyy myös myydä täyteen. Koska olemme samalla markkinointitoimisto, saat meiltä tarvittaessa julisteet ja somegrafiikat, kohdennetun digimainonnan sekä lehdistötiedotteet paikallismedioihin.
Sisältö: Kenen lauluja lauletaan?
Esiintyjän funktio kannattaa miettiä tarkkaan. Onko tarkoitus, että hän saa ihmiset juomaan mahdollisimman paljon kaljaa, luomaan tyylikästä tunnelmaa asiakastilaisuuteen vai oletko tarjoamassa suurta taide-elämystä?
Jos tilaat esiintyjää häihin tai firman juhliin, haluatko intiimin esiintyjän vai bilebändin? Monikäyttöisin vaihtoehto on usein DJ, mutta intiimeimmän kokemuksen tuo trubaduuri tai duo. Näiden yhdistelmä toimii myös hyvin. Illan loppua kohden tanssijalkaa alkaa yleensä vipattaa. Klubikeikoilla räppärit nostattavat tunnelman kattoon nopeiten.
Mieti myös haluatko kuulla koko illan cover-kappaleita vai uniikkia ja ennenkuulumatonta musiikkia. Vai molempia? Entä jos ennenkuulumattomien biisien keikan saa halvemmalla? Moni nimittäin esittäisi mieluiten omaa tuotantoaan, mutta tekee leivän eteen silti cover-vetoista keikkaa korkeammalla hinnalla.
Etenkin laulaja-lauluntekijät haluavat usein esittää joko osittain tai kokonaan omia kappaleitaan, eikä liian rajattu ohjelmistovaatimus välttämättä motivoi esiintymään 100 % intensiteetillä. Räppärit eivät tavallisesti koskaan esitä covereita. Pitkän linjan bilebändit taas eivät välttämättä esitä lainkaan omaa musiikkiaan, mutta ovat verrattain kalliimpia. Monet trubaduurit elävät hieman tilanteen mukaan, mutta oman musan keikkoja tehdään mieluiten ja niissä on siksi myös enemmän tinkivaraa kuin ns. "työkeikoissa".
OHJE: Tilaa keikalle artisti, joka esittää mieluiten sellaista ohjelmistoa, jota haluat kuulla.
Vieläkö esiintyjä puuttuu?
Tutustu edustamiimme artisteihin ja laske keikan hinta omalle paikkakunnallesi.
Auta parantamaan artikkeleita
Jos huomaat näissä artikkeleissa puutteita tai sinulla on jokin parannusehdotus, laita viestiä osoitteeseen sako@sakonstudio.fi tai ota yhteyttä alla olevan painikkeen kautta.