Tässä ohjeita live-esiintyjän tilaamiseen ja keikan järjestämiseen.
Oletko järjestämässä tapahtumaa, johon tarvitset elävää musiikkia? Tuntuuko esiintyjän tilaaminen hankalalta?
Meidän asiakkainamme on kaikenlaisia keikkajärjestäjiä ja yksityishenkilöitä. Monilla ei ole aiempaa kokemusta keikkojen tai tapahtumien järjestämisestä, joten koimme tarpeelliseksi kirjoittaa tällaisen lyhyen ohjeen jokaiselle, joka on järjestämässä tapahtumaa ja haluaa tilaisuuteensa livemusaa.
Kokeneelle tapahtumajärjestäjälle nämä lienevät peruskauraa, mutta toivottavasti tästä on hyötyä muille. Tässä ohjeessa käymme läpi tärkeimmät huomioitavat asiat, sekä hieman myös sanastoa.
Jos siis järjestät tapahtumaa, jonne kaavailet elävää musiikkia, mieti ainakin tässä ohjeessa mainitut asiat, niin vältyt ikäviltä yllätyksiltä ja hommat etenevät mallikkaasti.
Tilaaminen, laskutus ja peruutusturva
Ammattilaisten kanssa toimiessa asioista ei tarvitse tehdä liian monimutkaisia. SAKON STUDION kautta tilatessa keikasta ei laadita raskaita erillisiä sopimusnippuja, vaan asiat sovitaan mutkattomasti yksillä puheilla. Sopimuksen yksityiskohdat vahvistetaan aina kirjallisesti (esim. sähköpostilla), jolloin molemmat tietävät mitä on sovittu.
Yritystilaajien on myös hyvä huomioida, että olemme arvonlisäverovelvollisia ja kuulumme ennakkoperintärekisteriin. Kun tilaat keikan meiltä, saat yhden siistin yrityslaskun (sis. alv). Sinun ei tarvitse murehtia yksittäisen muusikon verokorteista tai palkan sivukuluista, ja tiedät varmasti, että jauhot ovat pussissa puhtaat.
Ohjelmatoimiston kautta tilaaminen tuo turvaa: jos tilaamasi artisti yllättäen sairastuu, meiltä löytyy verkostostamme pomminvarmasti ammattitaitoinen tuuraaja tilalle, eikä tapahtumasi jää ilman musiikkia.
Käytännön järjestelyt ja vastuunjako
Jotta tapahtumailta sujuu mutkattomasti, on hyvä käydä etukäteen läpi muutamat tekniset ja käytännölliset yksityiskohdat. Tässä yleisimmät vastuunjaot:
Äänentoisto (PA-kalusto)
PA-kamoilla tarkoitetaan äänentoistolaitteistoa (public address). Mikäli tapahtumapaikkana on jokin isompi LIVE-klubi, saattaa PA-kalustoa löytyä talonkin puolesta. Pienemmille pubikeikoille, firman bileisiin ja ulkotapahtumiin tarvitaan kuitenkin asianmukainen laitteisto. Se, millaisella PA-laitteistolla pärjätään, riippuu mm. tilan koosta ja yleisömäärästä. Ulkotapahtumiin tarvitaan myös normaalia enemmän bassokaiuttimia.
OHJE: Jos teillä on tilaan optimoitu PA-kalusto valmiina, kerro siitä meille. Mikäli olet aivan kujalla tästä puolesta, kerro tilan koko ja yleisömäärä, niin me hoidamme tarvittavan kaluston paikalle.
Valotekniikka
Valot ovat esityksen tunnelman kannalta todella tärkeät. Monissa esiintymispaikoissa valot löytyvät omasta takaa, mutta esimerkiksi toimistoilta tai hääpaikoista ne usein puuttuvat. Tämä ei aina tule ensimmäisenä mieleen, mutta aika usein tilaisuuksista halutaan myös hyviä valokuvia, ehkä myös puhujistakin. Jos lava on pimeä, tulee muistoista aika tylsän ja puisevan näköisiä, mutta jos valot on kunnossa, pienemmästäkin tilaisuudesta saa hyvää some-kontenttia. Tunnelman kannalta valoilla on myös todella suuri merkitys. On nimittäin ihan eri asia tanssia loisteputkien kelmeässä kajossa vs. peilipallojen ja spottien alla.
OHJE: Tarkista löytyykö juhlapaikalta valotekniikkaa ja ilmoita meille. Tuomme mukanamme perusvalot, jos niitä tarvitaan.
Aikataulut ja tauot
Live-musiikki ei ilmesty lavalle tyhjästä. Artisti tarvitsee aikaa kaluston kantamiseen (roudaus) ja äänentarkistukseen (soundcheck). Tämä halutaan yleensä tehdä ennen kuin juhlavieraat saapuvat tilaan, jotta vältytään häiritsevältä meteliltä. Jos tilaat esimerkiksi 2 x 45 minuutin setin, settien väliin on varattava noin 15-30 minuutin tauko.
OHJE: Sovi artistin kanssa tarkka saapumisaika ja varmista, että tilaan pääsee silloin sisään. Suunnittele juhlan aikataulu niin, että musiikille on varattu oma selkeä aikaväli, eikä se mene päällekkäin esimerkiksi tärkeiden puheiden kanssa.
Luvat (Teosto)
Mikäli kyseessä on julkinen tapahtuma, tarvitaan tapahtumaan myös elävän musiikin lupa. Alle 200 hengen tapahtumissa tämä on luokkaa 50 euroa. Kyseinen lupa haetaan Teostolta ja se tuo rahaa niille biisintekijöille, joiden tekemää musiikkia live-keikalla esitetään. Yksityistilaisuudet (kuten häät ja syntymäpäivät) eivät tätä lupaa vaadi.
OHJE: Tarkista luvan tarve tältä sivulta: Teoston luvat ja hinnastot
Raideri (Artistin toiveet ja tarpeet)
Raideri on listaus asioista, joita artisti tai yhtye toivoo keikan tekemiseen ja taukoiluun liittyen:
- Tekniseen raideriin sisältyy usein lavakartta, joka kertoo mitä laitteita, sähkövetoja ja kytkentöjä artisti tarvitsee. Tästä ei tule koskaan poiketa ilman, että asiasta on sovittu etukäteen.
- Vieraanvaraisuusraideri puolestaan sisältää esiintyjän toiveita takahuonetarjoilusta tai majoituksesta. Suomalaisittain nämä ovat usein “nice to have” -asioita, mutta jos esimerkiksi lämpimistä aterioista on sovittu, niistä on syytä pitää kiinni. Raiderin yksi tarkoitus on myös testata tilaajaa: asiansa hyvin hoitava tilaaja saa usein jatkossa keikat parempaan hintaan.
OHJE: Välitä tekninen raideri suoraan tekniikasta vastaavalle. Toteuta vieraanvaraisuusraiderin osalta kaikki, mikä on budjetin rajoissa mahdollista. Jos jotain jää uupumaan, ilmoita siitä ennakkoon: esiintyjät kyllä ymmärtävät ja joustavat, kunhan asioista kommunikoidaan ajoissa.
Sisältö: Kenen lauluja lauletaan?
Esiintyjän funktio kannattaa miettiä tarkkaan. Onko tarkoitus, että hän saa ihmiset juomaan mahdollisimman paljon kaljaa, vai oletko tarjoamassa suurta taide-elämystä?
Jos tilaat esiintyjää häihin, haluatko intiimin esiintyjän vai bilebändin? Monikäyttöisin vaihtoehto on usein DJ, mutta intiimeimmän kokemuksen tuo trubaduuri. Näiden yhdistelmä toimii myös hyvin. Illan loppua kohden tanssijalkaa alkaa yleensä vipattaa. Klubikeikoilla räppärit nostattavat tunnelman kattoon nopeiten.
Mieti myös haluatko kuulla koko illan cover-kappaleita vai uniikkia ja ennenkuulumatonta musiikkia. Vai molempia?
Etenkin laulaja-lauluntekijät haluavat usein esittää joko osittain tai kokonaan omia kappaleitaan, eikä liian rajattu ohjelmistovaatimus välttämättä motivoi esiintymään 100% intensiteetillä. Räppärit eivät tavallisesti koskaan esitä covereita. Pitkän linjan bilebändit taas eivät välttämättä esitä lainkaan omaa musiikkiaan, mutta ovat verrattain kalliimpia. Monet trubaduurit elävät hieman tilanteen mukaan, mutta oman musan keikkoja tehdään mieluiten ja niissä on siksi myös enemmän tinkivaraa kuin ns. "työkeikoissa".
OHJE: Tilaa keikalle artisti, joka esittää mieluiten sellaista ohjelmistoa, jota haluat kuulla.
Auta parantamaan artikkeleita
Jos huomaat näissä artikkeleissa puutteita tai sinulla on jokin parannusehdotus, laita viestiä osoitteeseen sako@sakonstudio.fi tai ota yhteyttä alla olevan painikkeen kautta.